Account payable adalah istilah dalam dunia akuntansi untuk menggambarkan uang yang terutang kepada vendor untuk barang dan jasa, yang dibeli secara kredit. Jumlah dari setiap dan semua pembayaran terutang oleh satu organisasi kepada vendornya, dicatat sebagai saldo utang pada neraca perusahaan.
Bagi seorang akuntan, istilah ini wajib dipahami bukan hanya artinya tapi juga pengaplikasiannya pada aktivitas perusahaan agar mampu mengelola keuangan dengan lebih baik.
Berikut ini adalah rangkuman seputar account payable yang umum ditemui di sebuah perusahaan.
Pengertian Account Payable
Account payable adalah salah satu istilah yang biasanya digunakan ketika sebuah perusahaan hendak membeli kebutuhannya secara kredit. Tidak hanya itu saja, istilah account payable juga bisa digunakan ketika perusahaan melakukan pembelian dengan pembayaran uang di muka sebelum serah terima barang.
Account payable tercatat bukan saat terjadi pemesanan suatu barang, tetapi ketika barang yang dibeli sudah berada di tangan konsumen.
Jika ada potongan dalam pembelian yang dilakukan secara tunai, maka utang dagang tersebut harus dilaporkan sesuai jumlah yang dipotong oleh potongan tunai. Hal ini yang membuat account payable juga bisa disebut liabilitas.
Bila perusahaan membayar lebih banyak barang secara kredit bukan secara tunai, maka account payable akan meningkat pada periode sebelumnya. Tapi, apabila perusahaan berhasil membayar utang periode sebelumnya dengan lebih cepat daripada membeli barang baru secara kredit, maka account payable akan menurun.
Umumnya, account payable bisa ditemui atau terjadi pada perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan pembelian barang jadi, serta industri atau pabrik yang membutuhkan pembelian barang baku.
Pentingnya Account Payable bagi Perusahaan
Account payable adalah hal penting di perusahaan, sehingga wajib selalu di cek secara berkala dengan teratur. Tindakan ini dilakukan agar pihak perusahaan bisa tahu dan juga memahami apa saja tanggung jawab terkait membayar dan melunasi sisa utang.
Utang yang diterima, baiknya segera dilunasi ketika barang sudah diterima perusahaan agar tidak menumpuk dan bahkan menyebabkan perusahaan mengalami kerugian..
Tidak hanya meringankan beban perusahaan terkait utang piutang saja, pelunasan account payable juga berpengaruh pada proses berbisnis dengan klien yang sedang atau akan berjalan.
Meski tidak asing di dunia akuntansi, nyatanya masih banyak akuntan yang merasa kesulitan dalam mencatat account payable perusahaan. Kesalahan fatal yang disebabkan salah hitung account payable, bisa menyebabkan perusahaan merugi bahkan bangkrut.
Selain itu, hubungan yang terjalin dengan klien pun juga akan ikut terganggu. Maka, dibutuhkan metode pencatatan yang mudah dalam pengelolaan account payable.
Secara efisiensi waktu, account payable juga dinilai lebih baik dibandingkan penggunaan faktur manual. Sebelum adanya sistem akun ini, faktur harus menunggu proses persetujuan terlebih dahulu, namun kini account payable telah mempersingkat seluruh proses persetujuan secara otomatis.
Tugas Seorang Account Payable Staff
Perusahaan biasanya memiliki karyawan yang secara khusus bertugas dalam mengelola account payable perusahaan yang kemudian disebut sebagai account payable staff. Namun, biasanya ini hanya ada di perusahaan berskala besar. Bagi perusahaan berskala kecil, account payable umumnya diurus secara langsung oleh akuntan.
Secara garis besar, ada beberapa tugas seorang account payable staff perusahaan.
1. Melakukan Koordinasi dengan Bagian Supply Chain
Aktivitas pembelian perusahaan dengan pihak eksternal tentu tidak hanya sekali dua kali, namun bisa berkali-kali dengan kuantitas yang besar. Oleh karenanya, perusahaan memiliki beberapa divisi untuk membantu proses transaksi tersebut.
Beberapa di antaranya adalah divisi purchasing, divisi warehouse, divisi sales, dan masih banyak lagi yang tergabung dalam bagian supply chain.
Karena memiliki banyak bagian, maka seorang account payable staff harus mampu berkoordinasi dengan divisi-divisi tersebut secara cepat dan juga tepat agar sesuai dengan rencana perusahaan.
Berkoordinasi dengan bagian supply chain wajib dilakukan, tidak hanya untuk mengatur alur transaksi tapi juga memahami siklus supply chain agar barang yang dibeli perusahaan bisa tiba dengan selamat.
2. Menganalisa Transaksi Pembelian
Umumnya, transaksi pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus. Tujuan dilakukannya adakah untuk memastikan transaksi sudah dilakukan sesuai prosedur dan untuk meminimalisasi kesalahan.
Akan tetapi, terkadang bisa juga terjadi kesalahan kecil atau besar di dalam proses mencatat dokumen tersebut. Walau demikian, hal tersebut dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia.
Nah, oleh karena itu seorang account payable staff harus selalu melakukan pengecekan dokumen secara berkala agar tidak muncul kesalahan yang bisa menyebabkan kerugian.
3. Melakukan Pencatatan Pembelian
Seorang account payable staff bertanggung jawab dalam pencatatan setiap pembelian yang dilakukan perusahaan secara kredit, maupun dengan pemberian uang muka. Pencatatan kegiatan pembelian ini untuk menjadi barang bukti, semisal terjadi kesalahan pengiriman oleh vendor, salah pencatatan data dokumen, maupun perbedaan dengan fakta yang ada di lapangan.
Detail tugas mengenai pencatatan oleh seorang staff account payable adalah sebagai berikut.
- Memastikan dan mengecek keakuratan dari invoice atau faktur pembelian. Account payable staff harus memastikan semua hal yang dibeli dengan yang ditagihkan telah sama, baik jenis barang atau harganya.
- Melakukan koordinasi dengan divisi terkait untuk menyelesaikan masalah, bila ada item atau barang yang meragukan di dalam faktur.
- Menandai jadwal pembayaran sesuai dengan kesepakatan dua belah pihak.
- Mengomunikasikan setiap kendala dengan vendor terkait transaksi pembelian.
- Melakukan riset dan memperbarui data base vendor secara berkala.
- Melakukan cek kecocokan antara jurnal dan buku besar utang untuk memastikan kebenaran semua catatan terkait tagihan dan pembayaran.
4. Melunasi Pembelian
Setelah vendor telah menyetujui transaksinya dengan perusahaan, selanjutnya tugas account payable adalah melakukan pembayaran.
Jenis pembayaran dalam account payable terbagi menjadi tiga.
- Cash After Delivery: metode pembayaran secara tunai oleh perusahaan yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh vendor sesuai kesepakatan.
- Cash Before Delivery: metode pembayaran ketika perusahaan sudah harus dilunasi sebelum vendor mengantarkan barang.
- Pembayaran dua tahap: metode pembayaran ketika perusahaan melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Selanjutnya, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas saat barang sudah selesai diterima dengan baik.
Ada juga tugas lainnya seorang account payable staff terkait pembayaran.
- Mengirimkan faktur pembelian ke manajer untuk persetujuan pembayaran.
- Melakukan pengecekan dan memastikan bahwa pembayaran telah diterima vendor dengan bukti kuitansi.
- Melakukan verifikasi laporan pengeluaran perusahaan akan suatu barang.
5. Membuat Laporan Neraca Pembelian
Selanjutnya, tugas seorang staf yang mengurus account payable adalah mencatat dan membuat laporan, serta neraca pembelian. Nantinya, laporan ini akan menjadi bahan pertanggungjawaban yang diserahkan kepada manajemen perusahaan.
Di bawah ini adalah tanggung jawab lainnya dari seorang account payable staff.
- Melakukan pengawasan untuk memastikan arus kas perusahaan dalam posisi balance/seimbang. Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait di dalam perusahaan untuk mewujudkan tanggung jawab ini.
- Mencatat, mengarsipkan, dan melakukan pengecekan seluruh dokumen yang terkait dengan aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.
- Mendokumentasikan segala bentuk transaksi perusahaan dalam bentuk laporan atau catatan.
- Memiliki tanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Seorang staf account payable akan melakukan diskusi dan membuat perjanjian dengan vendor dalam menentukan sistem pembayaran yang dapat menguntungkan bagi kedua belah pihak.
- Terakhir, membuat catatan laporan transaksi pembelian yang telah dilakukan perusahaan dalam periode tertentu. Biasanya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan.
Mulai Investasi Aset Kripto di Ajaib Kripto!
Siap memulai perjalanan investasi crypto kamu? Yuk, langsung saja mulai bersama Ajaib Kripto! Cek harga crypto hari ini, dan Jual Beli Bitcoin, Ethereum, Binance Coin, serta koin lainnya akan jadi lebih mudah, aman, dan tepercaya bersama Ajaib Kripto, aplikasi crypto yang sudah terdaftar dan berizin dari Bappebti.
Yuk, download Ajaib Kripto sekarang!