Seringkali perusahaan mengalami kesulitan ketika cakupan skala usahanya semakin membesar. Kondisi demikian menuntut prosedur yang standar agar setiap karyawan memiliki tugas yang terstandar dan tidak saling lempar tanggung jawab yang membuat organisasi berjalan lambat.
Menyusun pedoman prosedur operasional standar (SOP) yang efektif pada dasarnya menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan keputusan dan memperbaruinya sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami. Ingin tahu lebih lanjut? Simak ulasannya berikut ini!
Pengertian SOP
SOP adalah singkatan dari bahasa Inggris yaitu Standard Operating Procedure. Jika dialih bahasakan ke Bahasa Indonesia menjadi Prosedur Operasi Standar. Namun, meski salah dalam kaidah bahasa, orang Indonesia sering menyebutnya dengan Standar Operasional Prosedur.
SOP merupakan sebuah ketentuan atau sistematisasi pekerjaan yang dibuat demi kelancaran dan kerapian dari pekerjaan tersebut.
Biasanya SOP ini dibuat dalam bentuk dokumen tertulis dengan legalisasi internal. Artinya kewajiban menjalankan apa yang ada di dalam dokumen tergantung dari lembaga atau organisasi yang menerbitkannya. Makanya SOP di lembaga yang satu dengan lembaga yang lain bisa saja terdapat perbedaan yang sangat signifikan.
Fungsi SOP
Dengan membaca pengertian SOP di atas saja fungsi dari ketentuan ini sejatinya sudah terlihat dengan jelas. Namun kalau dipetakan lagi maka akan muncul fungsi-fungsi lain yang juga perlu diketahui oleh pembaca. Ini dia fungsi yang dimaksud.
1. Demi Keteraturan Sistem Kerja
Fungsi SOP atau Prosedur Operasi Standar yang pertama ialah demi keteraturan sistem kerja. Dokumen ini dibuat hanya untuk menjaga agar anggota di sebuah organisasi atau perusahaan bisa bekerja dengan teratur, sistematis dan rapi. Mereka juga bisa bekerja sama dengan baik dengan senantiasa melakukan kegiatan yang sudah ditentukan.
Kalau sudah ada dokumen SOP karyawan di sebuah perusahaan tidak bisa melakukan pekerjaan secara asal-asalan. Sekalipun tujuannya sudah sesuai dengan harapan atasan, tetapi kepatuhan terhadap SOP adalah yang utama. Jika hal SOP tidak dijalankan, maka si bersangkutan akan mendapatkan punishment sesuai ketentuan di perusahaan tersebut.
2. Sebagai Bahan Dasar Evaluasi
SOP dibutuhkan sebagai bagian paling mendasar dari acuan pelaksanaan penilaian kinerja atau asesmen di sebuah perusahaan. Biasanya dokumen ini akan dijelaskan secara rinci jika ada temuan pelanggaran kinerja pada saat evaluasi dilakukan. Lain daripada itu kemunduran organisasi atau perusahaan juga bisa dinilai dari implementasi dari dokumen tersebut.
Artinya, atasan tidak bisa menegur bawahan yang dianggap melanggar SOP kalau dokumen SOP-nya tidak ada. Karena tidak dasar yang akan dijadikan sebagai bahan evaluasi kinerja jika tidak ada SOP. Selain itu jika ada evaluator dari eksternal, semisal pemerintah, tentu dokumen SOP ini tetap harus ditunjukkan.
3. Informasi Tentang Akurasi Kerja dan Kinerja
Atasan organisasi maupun perusahaan tentunya harus mendapatkan informasi yang absah tentang akurasi pekerjaan dan kinerja dari orang-orang yang mengerjakannya. Informasi ini bisa dilihat dari laporan keuangan ataupun laporan pelaksanaan tugas yang ada serta harus disandingkan dengan SOP yang dirilis di perusahaan organisasi atau perusahaan tersebut.
Nantinya akan terlihat dengan jelas apakah pekerjaan yang dilakukan sudah efektif dan efisien atau justru sebaliknya. Begitu juga bisa ditemukan, penyebab kualitas produk dan jasa yang menurun sehingga mengakibatkan pemasukan perusahaan juga ikut menurun. Hal ini biasanya dikarenakan adanya SOP yang salah atau memang para bawahannya tidak bekerja sesuai SOP yang sudah ada.
Manfaat SOP
SOP dibuat semata agar pekerjaan anggota atau karyawan menjadi lebih rapi dan sistematis. Lepas dari manfaat utama tersebut, ternyata masih ada manfaat lain yang membuat dokumen tertulis ini harus ada di setiap organisasi dan perusahaan. Ini manfaat-manfaat yang dimaksud.
1. Informasi Menjadi Transparan
Dengan adanya SOP, informasi tentang kondisi organisasi maupun perusahaan menjadi lebih transparan. Karena tinggal dikoridor saja apakah anggota atau karyawan sudah bekerja sesuai SOP atau tidak. Kalau memang terbukti sesuai maka seharusnya informasi dasar kondisi organisasi dan perusahaan sudah terbaca dengan jelas. Tinggal selanjutnya melihat berkas laporan yang lainnya.
2. Ada Konsistensi dalam Bekerja
Kalau anggota maupun karyawan bekerja sesuai SOP yang ada tentu akan ada konsistensi di dalam pekerjaan. Karena berkas SOP sendiri merupakan dokumen yang konsisten dan tidak akan berubah-ubah untuk periode tertentu. Kecuali jika terdapat evaluasi sesuatu yang harus diperbaiki dari prosedur standar tersebut.
3. Pekerjaan Terselesaikan sesuai Jadwal dan Rencana
SOP dibuat sejatinya juga untuk menjadwal pekerjaan supaya bisa selesai sesuai target yang direncanakan sebelumnya. Itu artinya, kalau karyawan memang bekerja sesuai SOP tentu pekerjaan tidak akan molor. Dengan SOP kinerja karyawan bisa dideteksi, begitupula dengan hasil pekerjaan yang bisa dilakukan penilaian.
4. Kepatuhan Anggota dan Karyawan Lebih Tinggi
Manfaat adanya SOP yang terakhir ialah kepatuhan anggota dan karyawan akan lebih tinggi lagi. Karena instruksi prosedural sudah tertulis dan ditandatangani secara resmi oleh atasan. Tentunya tidak ada karyawan yang berani untuk melanggar ketentuan tersebut apa pun alasannya.
SOP adalah berkas penting yang akan menjadi jaminan kelancaran pekerjaan di dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. Oleh karena itu bisa dipastikan seluruh komunitas di dunia ini termasuk di Indonesia pasti memiliki SOP-nya masing-masing. Dipastikan siapa yang melanggar SOP pasti mendapatkan punishment.
Nah, itulah pembahasan mengenai SOP atau Standard Operating Procedure. Pentingnya melakukan SOP adalah agar harapan dan minat konsumen bisa terpenuhi sehingga bisnis kamu dapat terus berinovasi memberikan yang terbaik pada konsumen.
Mulai Investasi Aset Kripto di Ajaib Kripto!
Siap memulai perjalanan investasi crypto kamu? Yuk, langsung saja mulai bersama Ajaib Kripto! Cek harga crypto hari ini, dan Jual Beli Bitcoin, Ethereum, Binance Coin, serta koin lainnya akan jadi lebih mudah, aman, dan tepercaya bersama Ajaib Kripto, aplikasi crypto yang sudah terdaftar dan berizin dari Bappebti.
Yuk, download Ajaib Kripto sekarang!
